Kdo jsme a co děláme
Společnost heianwd se sídlem Pražská 88, 301 00 Plzeň 3 poskytuje profesionální služby zaměřené na koordinaci týmů a správu projektů. Jako správce osobních údajů odpovídáme za to, jak s vašimi informacemi nakládáme.
Naše práce často zahrnuje spolupráci s více stranami současně – členy týmů, externími dodavateli, klienty. Proto je pro nás transparentnost v nakládání s daty klíčová.
Jaké údaje sbíráme
Záleží na tom, v jaké roli s námi spolupracujete. Obecně můžeme zpracovávat:
- Identifikační údaje (jméno, příjmení, titul)
- Kontaktní informace (email, telefon, adresa sídla)
- Firemní údaje (název společnosti, IČO, DIČ)
- Údaje o projektech a zakázkách
- Komunikační historie (korespondence, schůzky)
- Technické údaje (IP adresa, cookies, zařízení)
- Fakturační a platební informace
Důležité: Nikdy nežádáme citlivé údaje jako zdravotní informace, politické názory nebo údaje o trestné minulosti. Pokud nám takové údaje pošlete omylem, kontaktujte nás prosím okamžitě.
Proč vaše údaje potřebujeme
Každý údaj, který od vás požadujeme, má konkrétní účel. Nepracujeme s daty "pro jistotu".
| Účel zpracování | Právní základ | Doba uložení |
|---|---|---|
| Plnění smlouvy a realizace projektů | Smlouva s vámi uzavřená | Po dobu trvání smlouvy + 3 roky |
| Fakturace a účetnictví | Zákonná povinnost | 10 let od konce zdaňovacího období |
| Komunikace ohledně projektů | Oprávněný zájem | Do ukončení spolupráce + 1 rok |
| Marketingová komunikace | Váš souhlas | Do odvolání souhlasu |
| Vylepšování služeb | Oprávněný zájem | 2 roky od posledního kontaktu |
S kým vaše údaje sdílíme
Nejsme samoúčelní – některé věci musíme řešit s pomocí třetích stran. Vždycky si ale vybíráme partnery pečlivě.
Zpracovatelé dat
Využíváme služby těchto kategorií zpracovatelů:
- Poskytovatelé cloudového úložiště a IT infrastruktury
- Nástroje pro projektový management a týmovou komunikaci
- Účetní a daňoví poradci
- Právní zástupci (pouze v odůvodněných případech)
- Poskytovatelé emailových a marketingových služeb
Převody do třetích zemí
Některé nástroje, které používáme, mají servery mimo EU. V takových případech se vždy ujišťujeme, že existují odpovídající záruky – standardní smluvní doložky, certifikace nebo jiné mechanismy schválené Evropskou komisí.
Vaše práva podle GDPR
Zákon vám dává několik důležitých práv. My je respektujeme a umožňujeme vám je reálně využít.
Právo na přístup
Můžete nás požádat o kopii všech údajů, které o vás máme. Odpovíme do 30 dnů.
Právo na opravu
Pokud jsou vaše údaje nesprávné nebo neúplné, opravíme je nebo doplníme.
Právo na výmaz
Za určitých podmínek můžete požádat o smazání vašich údajů. Vysvětlíme vám, kdy to jde a kdy ne.
Právo na omezení
Můžete požádat o dočasné pozastavení zpracování údajů, například během řešení sporů.
Právo na přenositelnost
Vaše data můžeme předat ve strukturovaném formátu vám nebo jinému správci.
Právo vznést námitku
Můžete nesouhlasit se zpracováním založeným na oprávněném zájmu nebo pro marketingové účely.
Jak uplatnit svá práva:
Napište nám na email [email protected] nebo zavolejte na +420 777 949 596. Potřebujeme si ověřit vaši totožnost, abychom data nepředali někomu jinému. Obvykle stačí potvrdit nějaké informace z naší předchozí komunikace.
Jak chráníme vaše údaje
Bezpečnost není jen heslo – je to naše každodenní praxe.
Technická opatření
- Šifrovaný přenos dat (SSL/TLS certifikáty)
- Šifrování citlivých dat v databázích
- Pravidelné bezpečnostní audity a aktualizace systémů
- Firewall a ochrana proti neoprávněnému přístupu
- Zálohy dat s šifrovaným uložením
Organizační opatření
- Přístup k údajům mají pouze oprávnění zaměstnanci
- Pravidelná školení o ochraně osobních údajů
- Smlouvy o mlčenlivosti s dodavateli
- Jasné interní postupy pro nakládání s daty
- Plán pro řešení bezpečnostních incidentů
Žádný systém není 100% neprůstřelný. Pokud nastane bezpečnostní incident, který by mohl ohrozit vaše práva, ozveme se vám do 72 hodin a vysvětlíme, co se stalo a co děláme.
Cookies a podobné technologie
Náš web používá cookies – malé soubory, které se ukládají do vašeho prohlížeče. Pomáhají nám pochopit, jak web používáte.
Jaké cookies používáme
- Nezbytné cookies: Bez nich web prostě nefunguje. Například si díky nim pamatujeme vaše nastavení během návštěvy.
- Analytické cookies: Ukazují nám, které stránky navštěvujete nejčastěji. Pomáhá nám to web vylepšovat.
- Funkční cookies: Pamatují si vaše preference, třeba jazykové nastavení.
Analytické a funkční cookies používáme jen s vaším souhlasem. Souhlas můžete kdykoli odvolat v nastavení prohlížeče. Cookies můžete také ručně smazat – najdete to v nastavení vašeho prohlížeče.
Jak dlouho data uchováváme
Neskladujeme data déle, než je nutné. Jakmile pominul důvod zpracování, data bezpečně smažeme nebo anonymizujeme.
Konkrétní lhůty
- Smluvní dokumentace: 3 roky po ukončení smlouvy
- Účetní doklady: 10 let (zákonná povinnost)
- Marketingová komunikace: do odvolání souhlasu
- Korespondence k projektům: 1 rok po ukončení projektu
- Cookies: obvykle 12 měsíců, max. 24 měsíců
- Poptávky, ze kterých nevznikla spolupráce: 6 měsíců
Pokud máte konkrétní otázku ohledně doby uložení vašich údajů, ptejte se. Rádi vám to objasníme.
Změny této politiky
Občas musíme tuto politiku aktualizovat – třeba když změníme nástroje, které používáme, nebo když se změní legislativa. O větších změnách vás budeme informovat emailem nebo oznámením na webu.
Datum nahoře ukazuje, kdy byla politika naposledy upravena. Doporučujeme ji občas zkontrolovat, abyste věděli, jak aktuálně pracujeme s vašimi daty.
Máte otázku nebo problém?
Pokud si s něčím nevíte rady, chcete uplatnit svá práva nebo máte jakýkoli dotaz k ochraně údajů, kontaktujte nás. Opravdu.
Nejsme právníci, kteří by se schovávali za paragrafy. Jsme tým lidí, kteří berou ochranu soukromí vážně a chtějí, abyste měli nad svými daty kontrolu.
Kontakt pro záležitosti ochrany údajů
heianwd, s.r.o.
Pražská 88, 301 00 Plzeň 3, Česká republika
Pokud nejste spokojeni s tím, jak jsme vyřídili vaši žádost, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).